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议审计档案信息价值开发

2021-02-22 07:47:26 北京档案 2021年1期
关键词:开发

王颢

摘要:随着国家治理体系和治理能力现代化发展,审计将在国家建设中发挥着越来越大的作用。本文在先容审计档案内涵和特点的基础上,分析审计档案信息价值,提出审计档案信息价值开发的策略:树立审计档案合作管理理念、加强审计档案法规标准建设和构建审计档案大数据开发平台。

关键词:审计档案 信息价值 开发

审计作为一项重要的国家制度,在维护国家财政经济秩序、促进国家廉政建设、保障国民经济安全等方面,发挥着越来越大的作用。[1]审计档案作为国家档案的重要组成部分,承载着国家审计信息资源,反映了一个国家一定时期的政治、经济活动的运转状态和发展过程,只有充分发挥审计档案的信息资源价值,才能更好地服务审计事业,推进国家治理现代化。如何把审计档案信息价值开发出来,让审计信息资源更好地服务国家和社会,将是本文探讨的问题。

一、审计档案内涵及特点分析

(一)审计档案的内涵

学界关于“审计档案”还没有统一的定义。《审计机关审计档案管理规定》(审计署、国家档案局第10号令)第二条规定所称审计档案,是指审计机关进行审计(含专项审计调查)活动中所直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。[2]结合这个定义,本文认为,审计档案含有三个基本要素:一是审计档案来源于专业机构(审计机关及相关部门);二是审计档案内容单一,均反映审计业务活动;三是审计档案格式固定,即各种载体、类型的审计档案在形式上保持一致,便于管理。

(二)审计档案的特点

审计档案属于专业档案,大致有三个特点:一是专业性,即审计档案是在审计活动中产生的,记录审计信息,有较稳定的文件名称、格式和形成规律以及整理和管理方法;二是广泛性,即由于审计项目涉及的行业广泛,业务类型众多,耗时长,所以形成的档案在内容、形式、类型、功能、处理程序和管理方法上,也显得分散化、异地化、多样化;三是公证性,即审计机关代表国家行使监督权,为实现审计目标,审计主体和审计客体必须遵守一系列规程,由此形成的审计档案也就是审计证据,具备查证作用。

二、审计档案信息价值分析

覃兆刿教授提出“档案双元价值观”,他指出:档案价值分两个层次理解,即一是借助档案的结构和形式所赋予的功能,谓“工具价值”;二是作为记录的实体或者文献归属的实体,其内容负载的价值,谓“信息价值”,前者是档案的自然属性赋予,后者是档案的社会属性赋予。[3]本文认为,审计档案作为审计实践活动的真实存在,是它所在时代的选择,其信息价值可以分为:政治价值、经济价值和科学学问价值三个方面。

(一)审计档案的政治价值

审计档案记录了国家审计发展的历史,对于提高国家自治和巩固政权有着重要的作用。随着政府职能的转变,公众希翼得到越来越多的信息权利,需要更多有价值的信息服务。政府通过审计档案公开审计报告和审计结果等,保障公众的知情权,推进社会主义民主政治发展。做好审计档案的公开和利用工作,可以打击经济犯罪,减少贪污腐败等问题。[4]

(二)审计档案的经济价值

审计档案的经济价值是审计档案经济意义的具体表现。一方面,通过对审计档案信息资源的充分披露,使政府加强财政资源的掌控,实现公共资源有效配置,从而促进经济发展。[5]另一方面,专业、全面、多样、系统的审计档案,能够削弱经济层面的信息风险,保证各个机构、部门经济决策的客观性,促进国民经济的运行秩序走上健康轨道。

(三)审计档案的科学学问价值

当代审计学术、审计制度、审计管理、审计行为等方方面面均受到审计档案的深刻影响。不同时期的审计档案为探究地方的学术科研、政策制度、行政管理及社会学问提供了丰富的材料。另外,审计档案将作为一种学问符号或学问象征,提高中国的学问内涵,推进中国学问与海外文明交流与融合。[6]

三、审计档案信息价值开发存在的问题

(一)审计档案开发理念相对滞后

从开发主体看,主要是审计机关、社会审计组织和各个单位的内审部门,仅限于为党委和政府提供信息参考。部分相关档案部门怀有“保密保险,利用危险”的心态,没有认识到审计档案对国家审计事业发展的长远意义。跨地区、跨行业、跨部门的合作意识较弱,缺乏共建、共享的理念,导致收集不全、分类不准、信息整理不系统等诸多问题,不能保障审计信息资源的连续性、完整性、系统性,難以适应信息时代深入开发、挖掘信息资源的需要。

(二)审计档案管理规范性比较差

审计档案是依据审计项目产生的材料,这些项目因审计对象特点、状况的不同各具特色,围绕它们展开的管理活动有着各自的程序、方法和规律。[7]目前来看,《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》(以下简称《审计法》)、《中华人民共和国审计法实施条例》(以下简称《审计法实施条例》)、《中华人民共和国国家审计准则》《审计机关审计档案管理规定》《会计师事务所审计档案管理办法》《审计署关于内部审计工作的规定》以及《机关档案管理规定》中涉及的审计档案具体操作细则、标准很少,不能确保各单位审计档案管理架构相似,导致审计档案信息开发工作质量不高。

(三)审计档案开发技术应用较保守

相比较人事档案、户籍档案、婚姻档案等,审计档案对技术的应用比较谨慎,数字化、信息化和数据化发展也比较缓慢。一是国家没有建立审计档案信息资源库。二是国家没有设立独立的审计档案门户网站,这样不利于发布和推介审计信息资源。三是服务技术单一,在审计档案信息资源提供利用上以传统的信息发布为主,主要形式还是审计署及各个省市的审计厅和审计局发布的信息和图片,缺乏对新一代信息技术的应用。[8]

四、审计档案信息价值开发的策略

(一)树立审计档案合作管理理念

审计档案与所处的审计环境,包括政治制度、经济制度、经济发展水平、学问传统和审计历史等因素相关,所以档案部门必须加强和档案形成机构之间的合作,深入调研当地政治、经济、学问发展状况,提前参与、介入机构审计档案的管理工作,确保审计档案的规范建立和有效利用。[9]档案部门要联合审计机关、内部审计机构和社会审计组织,建立多元主体的多向度互动网络,塑造多方合作的实践模式,与金融、纪检、巡察等监督力量协作配合,共同致力于实现审计过程标准化、规范化和模板化。

(二)加強审计档案法规标准建设

一是法律法规。目前审计方面的法律法规包括《审计法》《审计法实施条例》《审计机关审计档案管理规定》等。建议审计署成立审计档案工作委员会,充分调研各地区、各行业审计工作的发展现状和趋势、普遍存在的主要问题以及面临的新形势与新要求,及时修订或出台相关审计档案法律法规。二是政策制度。目前审计方面的政策制度涉及党政主要领导干部和国有企事业单位主要领导人经济责任审计规定、关于深入推进审计全覆盖的引导意见等。建议各省市档案行政主管部门协同行业主管部门,分行业推动制定行业性审计档案相关政策制度。[10]三是业务规范和技术标准,需要审计文件管理者、审计档案管理者和标准制定专家联合起来,针对不同行业业务运行规范、流程等制定相应的审计档案著录、分类、案卷整理等操作流程和规则,及基本术语说明说明、元数据标准、格式类型标准、存储标准、利用标准等。[11]

(三)构建审计档案大数据开发平台

当今世界已经迈入大数据时代,数据的重要性不言而喻。由于审计数据信息来源多、数据库复杂、管理层级多、分散性强等特点,国家可以构建审计档案大数据开发平台,采用Graph方式对大数据环境下复杂的数据关系进行分析与可视化,帮助用户以最简单、最直观的方式理解复杂数据及其蕴含的模式和常识。[12]审计行业通过建立图谱以及在图谱基础上的分析算法,对审计涉及的数据源,快速实现事-人、事-事、人-事、人-人的关联分析;采用各类确定性常识推理和不确定性常识推理算法,结合常识图谱,建立审计行业审计线索研判“大脑”,实现机器对审计线索的自动推理与分析。同时,开发平台可以为不同年度不同行业、不同地域、不同部门的数据进行整体规划,集中存储,支撑交叉审计的应用需要,为社会各界提供专业化、智慧化决策和咨询服务。

*本文获得江苏省高校档案研究会2019年优秀论文三等奖。

注释及参考文献:

[1]尹平,郑石桥.审计学通论[M].北京:高等教育出版社,2012:67.

[2]中华人民共和国审计署.审计机关审计档案管理规定(审计署国家档案局令第10号)[EB/OL].(2013-03-01)[2020-12-24]. http://www.audit.gov.cn/n6/n36/ c45854/content.html.

[3]覃兆刿.中国档案事业的传统与现代化——兼论过渡时期的档案思想[M].北京:中国档案出版社,2003:104-121.

[4]聂云霞,张婧韵.议农村档案信息价值开发[J].档案与建设,2014(6):27.

[5]张立民,崔雯雯.国家审计推动完善国家治理的路径研究[J].审计与经济研究,2014(3):16.

[6]朱桂凤.多学科视野下的满文档案价值[J].档案学研究,2014(2):55.

[7]档案学通讯杂志社.档案学经典著作(第四卷)[M].上海:上海世界图书出版企业,2016:380.

[8]归吉官.西南边疆民族地区国家综合档案馆特色档案资源整合与服务现状、问题及对策[J].档案学研究,2020(1):101-102.

[9]倪丽娟,陈阳.困境与出路:我国档案信息资源规划之理性思考[J].档案学研究,2017(6):16.

[10]孙琛辉.重大科技项目归档工作挑战与对策[J].北京档案,2020(8):31.

[11]金波,晏秦.数据管理与档案信息服务创新[J].档案学研究,2017(6):104.

[12]赵彩彩,郝伟斌.如何让数据赋能:“互联网+”背景下智慧档案服务的微观机理与现实路径探析[J].北京档案,2020(6):17.

编辑单位:南京审计大学档案馆

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