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基于财务共享服务模式下资金管理效率提升研究

2020-07-06 07:59:53 《商业会计》 2020年11期

童品波

【摘要】? ?随着市场化经济的发展,烟草行业也面临着前所未有的挑战,尤其是最近几年来国内外控烟力度的加大,导致烟草企业效益增加难度与日俱增。烟草行业规模庞大,资金流较大,应转变财务管理理念,紧跟互联网技术的飞速发展,借鉴财务共享服务模式,降低资金成本和风险,提高资金使用效率。文章以C市烟草企业为研究对象,分析其当前资金管理现状,查找存在的问题,分析财务共享的优势,提出针对性的改进建议。

【关键词】? ?资金管理;财务共享服务;信息集成

【中图分类号】? ?F232;F275? ?【文献标识码】? ?A? ?【文章编号】? ?1002-5812(2020)11-0119-03

资金管理是企业财务管理的重要组成部分,良好的资金管理能为企业带来直接经济效益,然而,管理不善,也会给企业带来巨大的损失。受国家政策影响,目前,烟草行业普遍处于计划经济为主导,市场经济为辅的运行模式,在资金管理理念、管理方式、管理手段上不能满足市场经济发展及互联网经济发展的需要。本文以C市烟草企业为例,针对其资金管理中存在的问题进行分析,提出以财务共享服务为导向,创新资金管理模式,集中资金管理,提升资金使用效率。

一、C市烟草企业资金管理现状

(一)观念陈旧,资金仅体现于支付环节

受行业政策影响,在烟草行业企业的财务管理工作中,部分财务人员观念陈旧、思维存在局限性,尤其是在资金管理上,比如资金支付时,在风险可控的情况下,不能充分考虑时间因素为企业创造的收益,再比如,财务人员有时为了便于工作开展,减少资金申请次数,提前申请备用金,造成大量资金在活期账户长期沉淀。

(二)资金分散,使用效率低下

烟草企业各直属单位的备用金有严格的审批流程。C市烟草企业除了市企业有账户外,县企业也有自己的账户,每月初县企业根据经营情况申请资金存放于自己账户中,并根据各项经济业务事项的发生予以支付,若资金不足则补充申请,若资金结余,则划回市企业账户。由于各个县企业经济业务事项有所差异,工作人员节奏有快有慢,造成有的县企业资金大量结余,闲置状态持续时间较长,有的资金较为紧张,需要重复申请资金,从市企业整体管理来看,资金使用效率相对较低。同时,由于企业账户较多,市企业需要对每个账户资金收支情况进行监控,耗费了大量的人力及监控成本。

(三)信息化程度低,资金监管力度较弱

由于信息化程度较低,资金监管效果也较不理想。表现在:支出账户管理方面,对账不及时。只在所有经济业务事项发生并付款后,才会手工对账,此时如果资金不足,需申请资金,如果结余资金,则要及时上划,监控及时性较差,工作效率较低。往来款项管理方面,每月财务人员人工逐笔核实往来款,对于即将到期的,才会联系经办部门催收货款回笼,由于工作量大,也可能造成部分款项未能及时有效收回,导致资金效益损失。资金整体分析方面,不能利用大数据分析方式,计算出满足企业日常经济活动所需要的资金,确定企业资金的最佳留存,资金的收支不能做到合理高效地安排。

(四)系统融合程度差,资金监管效果差

虽然C市烟草企业根据工作需要,已上线使用了预算系统(用于资金需求预算)、资金监管系统(用于资金审核与支付)、资金管理系统(用于资金收支流水查询)、用友财务系统(用于资金账务核算)等,但由于各系统由不同的供应商开发并维护,系统之间融合度不高,不能在每笔账务处理时予以自动核对并提醒,未能实现系统的时时监控功能,不能有效实施业财融合。

二、财务共享服务模式的内涵与优势

财务共享,是利用信息技术手段,以财务业务流程处理为基础,以规范流程、整合组织结构、提高流程效率、减少运营成本或者创造价值为目标,以此来提供更为专业的管理形式。在财务转型的过程中,财务共享服务起到了先行军的作用,同时也促进了价值守护与创造。

(一)财务共享服务使财务职能发挥更为有效

企业很多数据都是财务部门统计和提供,但这些数据是财务人员根据各个部门已发生的经济业务事项核算后得出,一旦发现问题需要很多精力补救。而财务共享服务,不仅能在业务参与过程中,提供更有针对性的建议,在经济业务发生前对风险进行控制,而且也能为企业管理决策提供更有价值的财务报告,切实推动企业管理的提升。

(二)财务共享服务使信息化运用更加充分

在资金管理方面,无论是收取还是支付、存放,涉及的流程较多,都需要时时加以监控,更需要对资金进行精确的计算、合理的规划,确保资金能够产生最大的效益。财务共享服务能够促进各项信息系统的集成和优化,推动预算实行情况、盈利情况、财务分析等自动生成,为企业管理者提供更加及时有效的决策依据。

(三)财务共享服务使工作流程更为标准

要实行财务共享服务,流程必须要标准、规范,这是基础,更是核心。在财务共享服务模式下,资金管理的各项流程经过规划和重塑,通过统一的任务管理、标准化的流程、固定的岗位职责,以相对稳妥的方式,在各类风险可控的条件下,促进流程的优化,消除各类资源的浪费,规避可能发生的风险,推动企业资金管理水平的提升。

(四)财务共享服务使财务工作更为专业

从整个财务工作来看,财务共享服務能为企业提供账务处理、资金结算、档案管理、费用报销等一切基础服务,财务人员将更多的精力投入到其他管理方面去,在资金管理中,财务共享服务可以通过大数据进行分析,测算出最优的资金管理方案,并对其可行性进行详细解读,使得资金管理效率进一步提高。同时,财务人员可以更为深入分析研究资金具体管理方案,拓展业务深度,积累专业常识,从专业角度完善和优化财务共享服务,使其更为符合实际。

三、财务共享服务模式下资金管理的意义

(一)资金管理效率的提升是行业发展形势的需要

烟草行业是传统型行业,但随着国家政策的变动,市场化经济的影响,以及国内外控烟力度的加强,企业利税压力越来越大。目前国家也正积极推进供给侧结构性改革,很多传统行业都已步入变革行列,随着改革效果的体现,烟草行业的变革也将会提上日程。另外,对于地市级烟草企业来说,是与消费者接触的最直接企业,经营范围较广,送货区域地形复杂,城市、农村全覆盖,资金安全是财务工作的重要组成部分,提升资金管理的效率是企业的必要过程。

(二)资金管理效率的提升是企业财务规范的需要

对于大多数企业而言,随着经营业务的开展,都形成了符合自身实际的规范流程,资金管理方面的制度也都日渐完善,但是随着财税制度的改革,支付、结算手段的不断创新,传统的资金管理模式越来越难以满足企业发展的需要,也面临着越来越多的风险。因此,从企业风险控制来说,应当加强企业资金管理,确保资金安全,提升资金效益,进而推动企业持续健康稳定发展。

(三)资金管理效率的提升是企业降本增效的需要

降本增效是烟草行业近来年的一个研究课题。提高资金的支付效率,可以优化支付环节,减少资金周转时间,减少重复工作。加快销售货款收回效率,能增加企业的资金量,提高资金收益。推迟采购货款的支付进度,通过对合同的付款方式和条件的约束,做到既不提前也不推后支付款项,同样也可提高资金收益。可以说,资金管理贯穿于企业生产经营的各个方面。因此加强资金管理,有利于提高日常工作效率,真正做到降本增效。

(四)资金管理效率的提升是企业稳定发展的需要

企业的各项经济活动都离不开资金的支撑,也是围绕着资金在运行,在企业发展中,资金管理是基础,是核心。目前烟草企业受国家政策的一定保护,市场经济的冲击所带来的影响还不是很大,但随着环境的不断变化,社会的不断发展,行业发展面临的压力会越来越大。企业必须要认识到资金管理的重要性,只有规范资金管理,提升资金管理效率,才能为企业提供可持续的发展动力。

四、财务共享服务模式下资金管理效率提升的建议

(一)积极宣贯,提高全员对资金管理的重视程度

在企业实际管理过程中,管理层需要从根本上认识到,资金管理不仅仅在财务部门中予以体现,而应当贯穿于企业所有的经营活动中。企业应通过开展各种形式的培训,让全体员工参与进来,通过数据分析对比,让员工看到效益,让员工感受到变化。同时,财务部门要及时转变观念,用精益思维做好资金的日常管理。对于资金的申请,做到合理规划,提前沟通,减少资金沉淀时间,提高效益。进一步完善办理手续,积极与经办人员协调、沟通,加快审批流程进度,仔细核实银行账户信息,确保资金准确支付。

(二)集中资金,提高资金使用效率

逐步取消县企业账户,在支出账户方面只保留市企业一个账户。县企业按流程审核经济业务事项后,直接向市企业财务部门申请,由市企业财务部门根据单据审批情况核实并付款。将全市资金都集中至市企业统一管理,统一支付,可以有效避免各账户之间资金紧张与闲置的矛盾。同时,一个账户将更有利于监管,监控的人力成本也将大大降低,账户资金的管控也更加严格、更加灵活。

从下页图1、图2流程图变化来看,县企业工作流程大大减少,资金不再通过县企业过渡,人工操作步骤、结算时间得以减少,在提高资金安全性的同时,增加了资金收益,审核环节也得到优化,工作效率显著提高。

(三)推进信息技术,强化资金管理

在资金管理上充分发挥信息技术优势。比如,对于一个账户的收支情况,可开发财务系统的时时核对与提醒,如某一项经济业务事项发生并付款后,财务人员在入账时,系统能自动从银行提取到付款记录,并对其金额、单位名称、银行账户等信息进行再次核对,确保信息完全无误,可避免手工核对的滞后性,也可以消除手工核对的工作量。在往来款项方面,系统也可开发到期前提醒功能,减少人工核实到期问题,确保能及时收回款项。通过开发系统的相关模块,根据企业资金运营情况,自动分析资金最佳流动金额,可以大大提高资金的流通效率。

(四)加快信息集成,完善、融合系统

为全面推进企业的资金管理信息化建设,满足企业发展需要,应当梳理工作流程,整合资金系统,将现有的预算系统、资金监管系统、资金管理系统和用友财务系统有效地融合起来。如可以将用友财务系统设为一个中心,其他三个系统围绕该中心予以构建优化,所有数据最后都由财务系统核对并查验,有差异启动报警功能,切实用信息化手段做到时时监控,时时提醒,时时纠错。如图3所示。

在完善系统融合的同时,也为无纸化报销工作提供了便利,为资金的管理提供了新的模式,改变了以往纸质报销单据传送不便的劣势,达到通过系统能看到最原始的资料,也可通过系统辨别原始资料的基础数据,减少手工输入频次,及时核实手工输入的數据,从源头降低了资金支付风险。

(五)强化制度建设,建立长效机制

要切实提升资金管理效率,不仅仅依靠各种先进技术手段,更需要有相关的制度加以保障。资金管理贯穿企业经营活动全过程,应该有统一制度加以约束,以制度来转变人员观念,以制度来提供操作依据,以制度来强化考核力度,提升资金管理效率的同时,全力保障资金的绝对安全。同时,制度的制定,要结合企业实际,根据最新变化及时加以修订完善,不仅使资金管理效率的提升常态化,更要长效化,保证其符合企业管理规定的需要,符合企业长远发展的需要。

随着人工智能的普及,烟草行业企业财务管理工作要与时俱进,借鉴财务共享服务模式,确保会计信息的真实性、准确性、合规性,重点关注资金风险的控制和效益的提升,推进企业发展实现质的飞跃。

【主要参考文献】

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[ 3 ] 王磊.关于加强企业资金管理的几点想法[J].财会学习,2019,(04).

[ 4 ] 石洁.财务共享模式下费用报销管理的研究——以A企业为例[D].首都经济贸易大学,2018.

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