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水泥企业在ERP系统建设过程中的思考

2020-03-25 02:50:38 《现代营销·经营版》 2020年3期

张铁军

摘 要:随着信息技术及相关电子产品的高速发展,以及由竞争而不断产生的企业管理需求都促使企业信息化更迅猛的发展。企业信息化的关键是财务ERP 系统的建设。本文以财务ERP 系统在水泥生产企业的应用为例,分析了ERP 系统建设过程中的不足,并就如何完善ERP 系统的建设提出了个人的意见。

关键词:企业;财务信息化;ERP

一、ERP系统概述

ERP 系统是企业资源计划系统的英文简称, 是借助于先进的信息技术,以财务为核心,集物流、资金流、和信息流为一体,支撑企业精细化管理和规范化运作的综合性的信息系统。当前,我国各类企业已经广泛地开展ERP 系统建设,并取得了一定的成绩,但存在的问题同样不容忽视,急需采取有效的应对措施。

二、企业建设ERP系统的意义

(一)有利于提升企业竞争力

现在是信息爆炸的时代,从股市的上蹿下跳,就能看出市场变化的风云莫测,ERP系统的建设,使企业对物资、资金、信息的精细化管理得以实现。并保证了企业能够快速的收集信息,并做出正确的分析、预测,为企业做出正确的决策提供依据。

(二)促进财务人员职能转型

2016年6月22日,财政部发布财会[2016]10号《管理会计基本指引》的通知,对加强管理会计工作,提升内部管理水平,促进经济转型升级提出了引导性意见。管理会计的推出使财务人员的转型迫在眉睫。ERP 系统的建设,促使传统财会人员掌握信息技术操作技能,并提高分析能力、风险管理能力和战略管理能力,从繁重的、重复的机械劳动中抽离,从而投身于能够为决策提供依据,让企业创造价值的管理型工作中去。

三、ERP系统建设中存在的不足

(一)ERP系统功能的适用性差、应用不足

企业间差异较大,且对企业需求了解不足,导致ERP系统无法灵活地适应个性化的企业管理流程要求,企业不得不按ERP系统中的固有模式去运作。例如,我企业在进行财务App升级后出现了这样的情况,水泥行业是高能耗行业,电耗是一项重要指标,升级后电耗通过产品核算,但不能录入用电量,导致系统无法计算电耗,而通过建立台账的方式进行管理,不但增加了额外的工作量,且不利于电耗信息在以后年度的对比、查找。

ERP系统App功能设计较为先进,但对实施的要求较高,导致无法使用,例如:我企业对现有浪潮系统进行了升级,功能上新增了确认作业成本中心等新功能,但是作业成本法在实际实施中要求较高。我企业现阶段无法实施。

ERP系统App功能设计较为先进,但应用不足。企业中使用ERP 系统的人员以财务人员为主,计算机常识缺乏,系统运行后,对ERP系统的中不常用的功能运用不足,甚至在业务发生变化时,依然墨守成规,在使用中出现错误。例如:企业ERP系统中的报表系统,都具有自定义报表的功能,但是能够在实际工作中通过自定义报表进行应用的情况较少。

(二)ERP系统对预算的支撑不足

预算管理是现在大中型企业常用的一种管理手段,如何在ERP系统环境中实施预算控制。在实际工作中,一种是录入预算数据后在ERP系统中采用刚性控制。当发生超预算的情况时,说明原因,进行审批后,再解锁,但是当差异较大时,存在解锁次数较多的问题:另一种是不录入ERP系统中,人为控制,虽然避免了解锁的问题,但存在控制相对滞后,差异对比不能系统生成的问题。

(三)ERP系统的数据输入方式较为单一,未与其他系统集成

ERP系统涉及多个部门,是信息采集与加工的系统。便捷、多样化的录入方式,可以减少员工的工作量,及时生成数据,让企业准确作出判断以应变。现有的录入方式大部分为手工录入,部分允许导入。但在利用其他系统的现有数据,以及新设备、新技术实现快速录入方面支撑不足。例如,我企业存在浩创系统(用于保存过磅检斤数据)、开具增值税发票的金税系统,但企业在发生销售行为后,ERP系统并不能通过这两个系统的数据直接形成凭证。

(四)在保证数据安全的前提下,不能满足移动办公、远程办公的需求

手机是现在人们最常用的工具之一,随着手机功能的日渐强大,一些原来只能在电脑上完成的工作,已经能够在手机上完成。现在很多系统都支撑手机端操作,如OA系统支撑在手机端完成审批。作为财务的ERP系统,也应该充分利用手机便捷、持有量大的特点,及时推出移动版本,满足查询的需求。

随着新冠肺炎疫情的发生,ERP系统远程办公应对特殊情况的需求更明确的表现出来。少量的远程访问,虽然也能够通过伪VPN的方式远程访问个人电脑,再由个人电脑访问ERP,但是还是需要有人去给个人电脑开机,且网速极慢,效率不高;同时这样的访问也不在企业的可控范围内,对企业而言存在更大的风险。

(五)信息生成缺乏标准化,形成信息孤岛

信息的价值在于通过对信息数据的分析,看到数据背后的真相,即通过数据去了解业務。有效信息的生成是在企业整体部署下,综合考虑了业务环节和财务需求,建立标准、规则。如果没有规划、标准,放任自流,就会形成了一座座信息孤岛。例如:2019年集团要求各子企业集中对库存物资编码进行梳理,主要原因是原有物资编码没有建立科学的标准,导致相同的物资各个子企业设立了不同的编码。

四、ERP系统中存在不足的解决措施

(一)引入复合型人才与强化培训

ERP功能在设计和需求上的不匹配,原因有很多,主要原因在于缺乏同时精通计算机和财务的人才,从设计方讲,我国大部分开发人员都是计算机科班出身,对计算机精通但对财务专业缺乏深入的认识,仅仅局限于财务核算、记录等,不能完全了解财务人员的真正需求。同样,从使用方讲,财务人员精通财务常识而欠缺计算机方面的技能,用得少,不会用,不能为设计方提供有效的反馈、建议和要求。

对此,企业要做的工作,一方面是优化人才引进渠道,引进具有复合技能的人才,发挥其在ERP系统建设中的重要作用,另一方面,加强对现有财务人员的培训工作,提升财务人员信息技术操作技能与ERP系统的运用能力,使财务人员能够更好地开展现代财务管理工作。并将自己的需求反馈给App企业。这个培训并不是随着ERP系统的运行就结束的,而是需要长期不定期的现场培训,伴随着企业业务的变化,不断完善用户操作手册,让ERP用户依照标准的流程进行操作。

(二)ERP系统中应当采用预算控制,但控制不应是刚性控制

在ERP系统中采用预算控制,录入预算数据,有利于后期的分析,并可以发挥系统及时性的特点,实时提示预算数据与实际数据的差异,但在控制时可取消刚性控制,发挥系统数据整理和分析的优势,自动生成对比及差异数据,由财务人员及相关人员根据数据的变化去分析业务中出现了什么问题,落实差异的原因,并进行审批或进行后期的分析。

(三)引入二维码扩展ERP录入方式

ERP系统的录入方式可以借鉴二维码的使用,充分利用手机或手持扫描设备等。例如:现在很多安标企业在上报安全隐患时都采用了手机扫描后直接上报的方式。同样,在生产制造环节引入二维码技术,通过手持设备扫描二维码标签进行数据采集上报;也可以把二维码作为身份识别的编码.在材料领用环节在ERP系统中开发二维码打印功能。将二维码打印到标签纸上,进行粘贴。并借鉴超市用手持设备扫描后结账的方式,通过手持设备扫描二维码标签进行出库领用的录入,或用于对供应商所供材料质量的跟踪。

(四)加强信息标准化建设

加强信息标准化建设,是财务管理工作本身的内在需求,也是ERP系统建设的必要条件。不规范的信息将直接影响到数据抓取和报表生成。首先,要规范物资的编码规则,规范企业会计核算标准。规范科目的使用,摘要的编制,辅助账的设置等。其次,要优化现有的财务流程。在符合企业经营授权管理和内控管理要求的前提下,整合低效流程节点、删除无效流程节点,并高度结合企业定编、定岗、定员的情况,实现财务流程的标准化。

(五)强化对ERP使用效果的评价

ERP系统建设中最基本的要求是系统能够运行起来,但更重要的是完成事前制定的目标,对其他系统进行整合,以及后期对系统的维护。企业ERP建设成功不是一蹴而就的,需要持续的改进。通过效果评价去推进ERP系统的持续改进。

结束语:

ERP系统建设是一个长期的过程,通过加强人才的引入,日常化的培训,简化录入方式等方式,去满足业务的变化以及企业的管理需求,提高效率,强化管控,适应市场的变化,提高企业的竞争力。

参考文献:

[1]田涛.ERP系统下企业财务信息化问题与对策研究[J].管理觀察,2019,(02):164-166

[2]叶斐,郝敏.ERP系统下企业财务信息化存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化,2018,(04):80-81

[3]马丽光.二维码技术在ERP系统中的应用[J].电脑编程技巧与维护,2019,(01):54-56

[4]王吉.基于ERP的电力企业财务管理系统建设与评价研究[D].北京:华北电力大学,2013:1-65.

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